Alles, was Sie über Datensicherungsschränke wissen müssen

Ein Datensicherungsschrank dient Unternehmen der sicheren Aufbewahrung von Informationsträgern und Daten aller Art. Dabei geht es nicht nur um die Datensicherung vor unbefugten Dritten. Auch ein ausreichender Schutz vor Feuer und Wasser muss von den Unternehmen gewährleistet werden.

 

Datensicherungsschränke

Welche Datensicherungsschränke gibt es?

Bei Datensicherungsschränken, auch Datentresore oder Datensicherungstresor genannt, wird unterschieden zwischen:

  • Schränken zur Aufbewahrung von Dokumenten aus Papier (Ordner, Hängemappen, Karteikarten etc.).
  • Schränken für Magnetdatenträger wie Magnetbänder oder Magnetplatten und auch Filme.
  • Schränken für Sicherungsbänder (Disketten, CDs, DVDs) und andere empfindliche Speichermedien.

Gemäß den verschiedenen Anforderungen unterscheiden sich Datensicherungsschränke in ihrer Isolationsfestigkeit für hohe Innentemperaturen im Falle eines Brandes.

Konstruktionsmerkmale eines Datensicherungsschranks

Um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, weisen Datensicherungstresore folgende Konstruktionsmerkmale auf:

  • Feuerfeste Isolation
  • Sturzfeste Konstruktion
  • Wasserdampfdichte Konstruktion bei geschlossener Tür.

Generell wird bei der Konstruktion der Datensicherungsschränke vor allem der Feuerschutz forciert. Demnach gibt es auch Schränke mit einem nur bedingten Einbruchsschutz. Allgemein kann der Einbruchsschutz den Sicherheitsstufen S 1 und S 2 gemäß EN 14 450 und den Widerstandsgraden 0, I, II und III gemäß EN 1143-1 entsprechen.

Welche Zertifikate weisen Datentresore auf?

Ein Datensicherungsschrank ist nach den Sicherheitsklassen der VdS Schadenverhütung GmbH klassifiziert. Dieses Institut zur Unternehmenssicherheit ist eine 100%ige Tochter des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV). Die Dienstleistungsschwerpunkte liegen auf Brandschutz, Security, Cyber-Security, Datenschutz, Naturgefahren, Organisation und Bildung. Es veröffentlicht regelmäßig Richtlinien über Sicherheitstechniken, auf Basis von EN-Normen. Diese europaweit gültigen Richtlinien spielen beim Kauf eines Datensicherungsschrankes eine wichtige Rolle. Je nach Sicherheitsklasse unterscheiden sich die Schränke in ihrem Versicherungsschutz.

Generell sollten Datensicherungsschränke ein Zertifikat gegen Feuer besitzen. Hier stehen zwei Aspekte im Vordergrund:

  1. Der Feuerschutz und zugleich der Schutz vor zu hohen Temperaturen im Inneren des Datensafes.
  2. Der Schutz vor eindringendem Löschwasser.

Wie wichtig sind die Güteklassen bei Datensicherungsschränken?

Die Feuersicherheit kann mittels verschiedener Normen klassifiziert werden. Doch bedeutet das für einen Schrank gemäß DIN 4102, dass hier weder eine Zertifizierung noch eine Prüfung vorliegt. Gültig sind in dem Fall nur Normen mit den Güteklassen “P” und “D” oder “DIS”. Papier steht hinter “P”. Damit ist der Datensicherungsschrank für den Schutz von Papier zertifiziert. “D” wiederum steht für Daten und “DIS” für Disketten. Je nach Anforderung gibt es also unterschiedliche Differenzierungen. So bedeutet das für einen mit S 120 P ausgezeichneten Datensicherungstresor, dass darin Papierdokumente 120 Minuten lang vor Feuer und Hitze geschützt sind.

Die Güteklassen im Überblick

Güteklasse Maximale Temperaturerhöhung im Innenraum Maximale Luftfeuchtigkeit im Innenraum
S 60 P
(Papier)
170 °C
S 120 P
(Papier)
170 °C
S 60 D
(Datenträger)
50 °C 85 %
S 120 D
(Datenträger)
50 °C 85 %
S 60 DIS
(Disketten)
30 °C 85 %
S 120 DIS
(Disketten)
30 °C 85 %

Widerstandskraft eines Datensicherungsschrankes nach S 60 DIS als Beispiel

Ist ein Datentresor mit S 60 DIS markiert, bedeutet das, dass die Feuerschutz-Funktion des Schrankes bei mindestens 60 Minuten liegt. Der einstündige Feuerschutz gilt für Speichermedien nach EN 1047-1 und VDMA 24991. Demnach darf die Temperatur im Inneren 30 °C nicht übersteigen. Zudem gewährleistet das Zertifikat die Lesbarkeit der darin verwahrten Datenträger und Dokumente nach einem 1-stündigen Brand mit einer Temperatur von 1.090 °C. Kombiniert ist damit in der Regel ein Schutz vor dem Aufspringen im Falle eines Stockwerkdurchbruchs gemäß EN 1143-1 Klasse 1. Damit sind darin bei gewerblicher Nutzung Daten bis zu 20.000 € versicherbar. Für den privaten Gebrauch liegt der Versicherungsschutz bei 65.000 €.

Widerstandskraft eines Datensicherungsschrankes nach S 120 DIS als Beispiel

Das Zertifikat S 120 DIS nach EN 1047-1 und VDMA 24991 garantiert 120 Minuten Feuerschutz bei Temperaturen bis zu 1.090 °C. Im Innenraum des Datensafes dürfen die Temperaturen 30 °C nicht übersteigen. Zudem gewährleistet das Zertifikat die Lesbarkeit der darin verwahrten Datenträger und Dokumente nach dem Brand. Auch bei diesen Schränken wird mit einer Sturzprüfung aus 9,15 Metern Höhe der Stockwerkdurchbruch simuliert. Nur wenn sie nicht aufspringen und die Daten/Datenträger am Testende weiterhin lesbar sind, erhält der Datensicherungsschrank das entsprechende Zertifikat. Für gewöhnlich liegt der Versicherungsschutz dieser Schränke bei 50.000 € (gewerbliche Nutzung) und 100.000 € (private Nutzung).

Sonderformen von Datensicherungsschränken

Wegen der Vielzahl an Daten und verwendeten Speichermedien gibt es inzwischen auch Datensicherungstresore mit kombinierten Güteklassen. Das sind beispielsweise dann Datensicherungsschränke mit den Güteklassen S 60 P oder S 120 P gemäß EN 1047-1 mit Einsätzen zur Aufbewahrung von Disketten (DI 60 P/DIS oder DI 120 P/DIS) gemäß EN 1047-1). Dies ist deswegen wichtig, da Papier und magnetische Speichermedien unterschiedlich auf Feuer und Hitze reagieren. So zerfällt Papier bei 177 °C zu Asche. Disketten, DVDs und andere Speichermedien werden hingegen bereits ab 50 °C zerstört. Zudem sind magnetische Speichermedien auch empfindlicher gegen Luftfeuchtigkeit und Löschwasser. Aus diesem Grund können Papiere für gewöhnlich nicht zusammen mit Disketten und Co. gelagert werden. Damit aber niemand gezwungen ist zwei unterschiedliche Datenschutztresore verwenden zu müssen, haben manche Hersteller eben kombinierte Schutzschränke für Daten auf den Markt gebracht.

Wo werden Datensicherungsschränke am besten aufgestellt?

Wie viele andere Tresore auch, hat ein Datensafe ein sehr hohes Eigengewicht. Manch ein Schrank wiegt bis zu 2.000 Kilogramm. Daher muss vor dem Aufstellen unbedingt die Traglast des Bodens/die Bodenfestigkeit überprüft werden. Sollte Ihnen nun der Gedanke kommen, den Datensicherungsschrank in den Keller zu stellen, bedenken Sie bitte Folgendes: Die Luftfeuchtigkeit im gewählten Aufstellungsraum sollte möglichst gering sein. Damit scheidet der Waschkeller aus. Zudem besteht hier die Gefahr, dass die Waschmaschine durch einen Defekt einmal auslaufen könnte. Dadurch wird die Schutzwirkung des Datensafes beeinträchtigt.

Was sollten Sie beim Kauf eines Datensicherungsschrankes beachten?

Bevor Sie sich für Datensicherungsschrank S 120 DIS oder einen Datensicherungsschrank S 60 DIS entscheiden, sollten Sie sich Gedanken über die wichtigsten Kaufkriterien machen:

  • Welche Datenformate wollen Sie sichern? Papier, elektronische oder magnetische Datenträger?
  • Wie viele Daten sind zu sichern? Aktenordner oder nur Disketten, USB-Sticks und Co. Datensicherungsschränke gibt es in verschiedenen Größen abhängig von der Menge an Datenträgern.
  • Wie hoch ist die Traglast des Bodens am Aufstellungsort?
  • Wie hoch muss der maximale Feuerschutz sein (abhängig von den darin gelagerten Datenträgern)?
  • In diesem Zusammenhang spielt auch die Wasserfestigkeit eine wichtige Rolle.
  • Bevorzugen Sie Fächer oder Schubladen?
  • Wie hoch muss der Versicherungsschutz sein?

Gibt es eine Vorgabe, die die Verwendung von Datensicherungsschränken vorschreibt?

Der Gesetzgeber fordert bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum eigenen Zweck oder in Form der Auftragsdatenverarbeitung technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser. Insbesondere aber eine Verfügbarkeitskontrolle, die gewährleisten soll, dass die persönlichen Daten vor Verlust oder Zerstörung geschützt sind. Damit ist der Schutz von Daten (in Form von Datenträgern und Papierdokumenten) Firmen und Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Die Gesetzesgrundlagen dafür sind die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG).

Welche Tresore sind für eine DSGVO-konforme Aufbewahrung von Daten geeignet?

Mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung 2018 liegt die Verantwortung für den sicheren und gesetzeskonformen Umgang personenbezogener Daten bei den Unternehmen. Somit ist die Lagerung von Kunden-, Bewerber- und Mitarbeiterdaten in unverschlossenen Schränken, Aktenregalen oder in Kellerabteilen nicht mehr zulässig. Damit die Daten vor Zerstörung von außen (Feuer und Wasser) oder Diebstahl geschützt sind, ist die Verwendung von einem entsprechend zertifizierten Dokumententresor unerlässlich.

Handelt es sich um personenbezogene Daten in Papierform, reicht in der Regel ein Dokumententresor mit einem Feuerschutz. Dieser sollte wenigstens 30 Minuten betragen. Dafür gibt es auch sogenannte abschließbare und feuerfeste Aktenschränke.

Daten in elektronischer Form sollten in einem Datensicherungsschrank lagern. Damit sind sie nicht nur vor Feuer, sondern auch vor Löschwasser zuverlässig geschützt.

Wer braucht einen Datensicherungsschrank nach dem Gesetz?

Alle Firmen, Selbstständige, Freelancer oder Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, entweder für die eigenen Zwecke oder in Form der Auftragsdatenverarbeitung, müssen für den gesetzeskonformen Umgang damit Sorge tragen. Aber auch Privatpersonen können von der Verwendung eines Datensicherungsschranks profitieren. Weniger, zur Wahrung des Datenschutzgesetzes, sondern vielmehr zum Schutz wichtiger Dokumente, wie Versicherungspolicen, Wertgegenstände oder anderer Dinge.

Datensicherungsschrank für Datenträger

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Dieser Datensafe weist einen 1-stündigen Feuerschutz für Disketten auf. Damit ist er auch für die Aufbewahrung von Papieren geeignet. Die Außenmaße des Schrankes sind: 712 mm x 560 mm x 770 mm (H x B x T). Die Innenmaße sind 390 mm x 290 mm x 460 xx (H x B x T). Verschlossen wird er mit einem DB-Schloss mit 2 starren Schlüsseln. Im Inneren finden Sie zwei Fachböden mit Bodenträger. Die Böden sind ausziehbar.

Datensicherungsschrank mit 2 Stunden Feuerschutz

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Dieser Datentresor mit der Zertifizierung S 120 DIS gewährt magnetischen Datenträgern einen Feuerschutz von bis zu 2 Stunden. Üblicherweise wird das Modell mit einem DB-Schloss mit 2 starren Schlüsseln versendet. Gegen Aufpreis sind folgende Sonderausstattungen beim Schließmechanismus möglich:

  • Tastenkombinationsschloss Code-Combi-B statt DSS
  • Code-Combi-B zusätzlich zu DSS
  • Elo-System SECU SELO A anstelle DSS
  • Elo-System SECU SELO B statt DSS
  • Zusätzlicher Schlüssel für DSS zusätzlich zu DSS

Den Schrank gibt es in 5 unterschiedlichen Modellen mit unterschiedlichen Größen.

Hoher Datensicherungstresor

Die Außenmaße dieses Datentresors mit der Zertifizierung S 120 DIS sind 1.850 mm x 786 mm x 918 mm (H x B x T). Im Innenraum finden Sie somit genügend Platz für die Aufbewahrung sensibler Daten. Wegen seines Gewichts von 785 Kilogramm muss die Traglast des Aufstellungsortes unbedingt überprüft werden. Zum Schutz vor Diebstahl besitzt der Schrank Befestigungsmöglichkeiten für eine Bodenverankerung. Der übliche Schließmechanismus (DB-Schloss) kann gegen Aufpreis angepasst werden und beispielsweise durch ein elektronisches Tastenkombinationsschloss Code-Combi-B ersetzt werden.

Ein Datensicherungsschrank ist für Unternehmen unverzichtbar

Spätestens mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung müssen Unternehmen in Sachen sichere Datenaufbewahrung nachsteuern. Auch wenn das Thema auch davor schon von Bedeutung war, wurde es vielen Firmen erst danach so richtig bewusst. Auch Selbstständige und Freelancer sind, bei der Verarbeitung von sensiblen Personendaten nicht davon befreit. Um die Daten, sei es auf Disketten, USB-Sticks, als Ausdruck oder auf DVDs und Co. sicher aufzubewahren, wird ein Datensicherungsschrank mit einer entsprechenden Zertifizierung benötigt. Je nach Güteklasse (P, DIS oder D) sind sie für die Aufbewahrung verschiedener Datenformate geeignet. Möchten Sie vor allem Disketten gemäß den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) einlagern, benötigen Sie einen Schrank mit dem Zusatz DIS. Achten Sie außerdem auf die angegebene Feuerfestigkeit von 60 oder 120 Minuten. So sind Sie im Fall der Fälle auf der sicheren Seite.

S 60 DIS

S 120 DIS